Gestão e automação no estoque: a chave para evitar prejuízos financeiros no varejo

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Tecnologia dos ERPs auxilia o dia a dia dos usuários e reduz erros de gestão na contabilidade

No setor varejista, o estoque é considerado um dos principais ativos financeiros. Porém, de acordo com uma pesquisa da HSR, especializada em estudos de mercado, menos de 40% dos varejistas investem em sistemas de gestão de estoques. A importância da adoção de uma gestão eficiente e a automação de processos têm se mostrado soluções essenciais para minimizar erros, otimizar recursos e evitar prejuízos financeiros.

“Uma gestão eficaz é fundamental para o crescimento e a estabilidade de uma empresa. Investir tempo em reconhecer e corrigir os erros mais comuns pode otimizar os serviços e facilitar o dia a dia, evitando surpresas desagradáveis e até garantindo mais oportunidades para os negócios”, afirma William Santos, diretor comercial da VarejOnline, empresa especializada em tecnologia para gestão de lojas, franquias e pontos de venda (PDV). 

A VarejOnline atende redes como Grupo L’occitane, Decor Colors, Petland, entre outras grandes operações; a experiência no segmento permite a William trazer insights sobre o tema. O especialista destaca algumas ações simples, mas que podem transformar a realidade do seu varejo e evitar problemas financeiros. Confira:

1. Ter controle diário de caixa

Muitos franqueados negligenciam o controle diário de caixa, o que pode levar a discrepâncias e perdas significativas no médio e longo prazo. William enfatiza a necessidade de registrar todas as transações, desde vendas grandes até despesas menores, incluindo as vendas presenciais e no e-commerce. 

“Um caixa desorganizado pode virar uma bola de neve. Reservar um tempo, todos os dias, para focar nessa gestão é essencial. Para facilitar, a solução é implementar um sistema de registro de caixa e garantir que seja seguido e alimentado constantemente”, explica.

2. Separar as finanças pessoais das empresariais

É comum que alguns varejistas misturem as finanças pessoais com as empresariais, principalmente quando lidam com mais de um ponto de venda. William alerta que essa prática pode obscurecer a visão real do desempenho da unidade e criar sérios problemas fiscais e de caixa. A solução é estabelecer contas bancárias distintas para a empresa e para uso pessoal, garantindo uma separação clara.

3. Garantir a antecipação de despesas sazonais

Despesas sazonais, como impostos trimestrais, renovação de licenças e reabastecimento de estoque em datas comemorativas, muitas vezes pegam os franqueados de surpresa. Se não houver planejamento, esses gastos causam apertos que poderiam ser evitados. William recomenda a criação de um calendário de pagamentos detalhado, que considere esses gastos sazonais e ajude a reservar fundos adequadamente. 

4. Valorizar a análise de dados financeiros

Analisar os dados orçamentários da empresa regularmente pode garantir aos franqueados identificar padrões, tendências e áreas de melhoria. Por isso, mantenha o controle em dia e acompanhe com atenção. 

“É importante dedicar tempo à revisão periódica dos relatórios e buscar percepções para otimizar a gestão financeira da franquia. Hoje, sistemas de gestão, os famosos ERPs, conseguem apresentar os principais dados aos varejistas, ou até mesmo conectar-se com APIs para personalizar as operações conforme a necessidade de cada negócio”, explica o especialista.

5. Investir em treinamento e em educação financeira

Não basta ter as ferramentas de gestão e não saber utilizá-las, ou nem mesmo entender sobre o assunto. William incentiva os proprietários a buscar constantemente cursos, workshops e recursos que os ajudem a aprimorar suas habilidades financeiras e de sua equipe. 

“O conhecimento é uma ferramenta poderosa. Algumas empresas de ERP até incluem o treinamento dos funcionários ao oferecer a solução. Isso torna a gestão mais inteligente e reduz a vulnerabilidade do negócio”, conclui.